先月のニュースにあったようにWindowsXPダウングレードモデルの出荷が2010年10月2

2日をもって終了となりました。

もう本日記事を書いている時点で過去形です。

ちょうどこのタイミングでパソコンが壊れてしまうお客様も。

業務アプリのWindows7対応へのバージョンアップは1日2日で出来るものではありませ

ん。

「もう動かすパソコンが無い」と、ならないよう早めに担当営業に聞いてください。

そして、この情報を上司などにもお伝え下さい。

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┃１┃情報を伝える手段

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社内での情報共有はどうなっていますか?

組織が大きくなれば大きくなるほど「どう情報を共有、活用するか」を考えなければ

いけません。

最近だとdocomoのXperia(エクスペリア)、ソフトバンクのiPhoneなど携帯端末の性能

も向上し、わざわざパソコンの前に座ってスケジュールを入力することも少なくなり

ました。

大分手帳感覚になってきて使いやすくなってきたと思います。

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┃２┃グループウェア

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そこでグループウェアというツールなのですが、ここで「電子メール機能があります

」など機能紹介を並べても面白くはないので。

ケーススタディでご紹介しましょう。

経営者の考えを社員に浸透させたい。

経営ビジョンやメッセージを迅速・的確に伝えたい。

情報共有を徹底し、社員の意識向上を図りたい。

グループウェアは使い始めると、「必ず必要なもの」になります。その画面に経営者

からのメッセージを載せることで社員はイヤでも目にすることになります。

指示したことの進捗を知りたい。

現場が今何をしているか知りたい。

最新プロジェクトの情報を常に確認しておきたい。

案件の工程をきちんと管理したい。

スケジュール管理機能が大抵のグループウェアシステムに搭載されていますので解決

できます。

電話応対での伝言ミスをなくしたい。

電話の対応が多すぎて、手書きのメモでは面倒。

営業マンの予定や所在が分かれば、電話応対もスムーズになるのに。

外出時のお客様からの伝言を正確に残してほしい。

これもスケジュール機能とメモ機能。そしてメール機能で解決できます。

スケジュールをオンタイムで共有したい。

出勤日や出勤時間がバラバラで、誰が出勤しているのか把握できない。

営業マンの外出が多く、会議などの予定が立てづらい。

来客の予約管理を、ノートに手書きではなくシステムで管理したい。

これもスケジュール機能で解決できます。

企画書などの文書を共有したい。

各自が企画書を１から作成している。共有すれば業務が効率化できるはず。

技術文書や資料を使いたいが、最新のものかどうか分からない。

共有フォルダがきちんと整理されていないので、有効活用できない。

Web上からワードやエクセルの資料を保存・管理できます。

きちんと整理することですぐに見つけることも出来ますし、忘れても検索をかけるだ

けですぐに見つけられます。

共有、標準化することで同じような資料をなんども作る必要がなくなります。

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┃３┃あくまでもツール

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とはいえ、グループウェアはあくまでもツール。

導入したからと言って直ぐに「情報共有」「売上向上」とはいかないのが現状。

社員に如何に情報を貯めてもらうか。どう活用するのか。など考えることもたくさん

あります。

また、社員人数規模や職種によっても必要とされる機能が変わってきます。

私たちと一緒に会社の情報管理についてを考えてみませんか?

(TAKE)