先月、2月9日に弊社と石丸会計事務所、村上公認会計士税理士事務所との共催で「社
内ＩＴ化に向けての手法」と題しましてセミナーを開催させていただきました。
弊社にとっては第二回目のセミナー開催でした。無事セミナーを終了したことには社
員一同ほっと胸をなでおろす次第でしたが、数々の反省点を残しましたので次回開催
時はご参加くださった方の意見をふまえながら改善し、徐々にわかりやすいセミナー
へしていけたらと思います。
今回のテーマは「グループでの業務効率向上・ＩＴ化の実現について」と「個人情報
保護法」と弊社からはお話させていただきました。今回のニュースは簡単ではありま
すが、セミナーへご参加いただけなかったお客様へもご説明ご紹介できればと思いま
す。

「グループでの業務効率向上・ＩＴ化の実現について」をテーマにグループウェアを
活用することによる組織でのメリットを、実際に弊社業務運用方法を例にあげ連携の
仕方をデモンストレーションを交えながらご説明いたしました。
弊社での使用しているグループウェアを使用し実際の運用方法の紹介
・スケジュール機能
　　スケジュールをみんなで把握できるようすることで、会議の予定も組みやすくな
　　り、取引先からの問合せにもすばやく対応。
・電話メモ機能
　　連絡事項を決められた所に掲示する、伝達もれの解消。
・電子帳票の使用方法
　　Ａｃｒｏｂａｔ(電子帳票)を使用することで紙の消費が減りコスト削減。
・ＦＡＸ受信
　　電子帳票で作成した文書をそのままＦＡＸする方法をご紹介しました。いちいち
　　パソコンで作成した文書を紙で印刷する手間をなくし、ＦＡＸできるので紙も無
　　駄になりません。ＦＡＸ受信時もメールで確認。
・リモートアクセス
　　自宅から会社のパソコンへアクセスしメールの確認や仕事ができます。

セミナー終了後ご参加いただいた企業様にお話を伺うと、特に大変好評だったのはＦ
ＡＸの使用方法についてでした。ご紹介した内容は上記にも書いておりますが、パソ
コンで入力したＷｏｒｄ文書やＰＤＦ文書などを一度印刷する必要なくそのままＦＡ
Ｘ送信が可能ということです。これによって無駄に紙を消費する必要がなくなること
からコストの削減に成功しております。また、ＦＡＸ受信に関して弊社では、ＦＡＸ
がＴＩＦ文書へ取込まれ電子データとしてメールで社員全員へ届きます。休日にＦＡ
Ｘ紙がきれたり、紙づまりがおきてもメールで残っていますので心配いらないという
メリットもあります。

「個人情報保護法」についてもお話しました。ご存知の方もいらっしゃると思います
が、増え続ける個人情報漏洩問題に対応するため、2005年4月1日より「個人情報保護
法」が施行されます。簡単にご説明させていただくと、”個人の権利利益の保護のた
め民間事業者の個人情報の取扱いに関して共通する必要最小限のルールを制定しまし
ょう”という法律です。法律ということですので、もちろん罰則もございます。
このニュースをご覧の方の中にも該当する可能性のある企業様がいるかもしれません
再度確認することをお勧めいたします。
個人情報保護法の対象企業としては、”５０００名以上を超えて個人データベースを
取り扱う企業”であり、該当する多くの企業は、本年４月までに何らかの対策をとる
ことが必要となっております。対策については、さまざまありますが個人情報データ
の管理をどのように行うかが重要です。個人情報データの取扱はアルバイト、パート
、社員と役職に関係なく容易に取扱える環境ではないでしょうか？また外部・内部か
らの進入に対し鍵もついていないロッカーに保存しておいたり、パスワードで保護も
していないパソコンへ保存してはいませんか？下記のＵＲＬは個人情報の漏洩の主な
事例をご紹介しています。

http://kodansha.cplaza.ne.jp/broadcast/special/2003_03_26_1/02.html

個人情報の漏洩による罰則も企業への損害となりますが、それよりも社会的信用・イ
メージの低下が大きな損害となり売上に直接影響がでるのは否めないかと思います。
その他、漏洩してしまった個人情報によって起こる犯罪に対し企業はどれだけの責任
対応ができるのか・・・・等。このように漏洩の防止がとても重要になってくるのがお分
かりいただけると思います。個人情報保護法に該当しない企業様もいい機会ですので
、この法律施行にともない個人情報の管理・保護を再度確認をしていただきたいと思
います。
弊社はこれからこの個人情報保護法対策として各企業様へご協力できればと思ってお
りますので、お困りの点ございましたら弊社営業担当へご相談ください。

第二回までのセミナーは、「どのように組織の業務運用をスムーズに行うのか」とい
うテーマでどちらかというと管理職様向けのセミナー内容だったかと思われます。今
後、第三回セミナー開催を弊社では予定しております。今度は事務職・営業職様の個
々のスキルアップをテーマに日頃の作業効率のＵＰを目標に開催させていただければ
と思います。少人数制で行う予定ですので操作に自信のない方でも大丈夫です。気軽
にご参加ください。

お詫び
2月中にニュースを投稿できませんでした。申し訳ありませんでした。

（ai）