皆様こんにちは。
この8月も本当に暑く、いろいろなイベントもありました。お盆、サッカーアジアカ
ップ、そしてオリンピック。
卓球の試合をテレビで見たこと無い私でも愛ちゃんの気合の声が気になる日々です
ここ二ヶ月ほど「Microsoft Windows Small Business Server 2003」について書い
ていますが、今回も情報提供させていただきたいとおもいます。
何回も書かせていただくのも、弊社が自信をもって提供できるサービスだとおもっ
ているからです。
今回は堅苦しい「技術論」や「グループウェアとは？」などは記載しないつもりで
す。
沢山の恩恵を受けているサービスの一部分でも紹介できれば、とおもっています。

【スケジュール機能】
当たり前の話ですが、毎日得意先より電話がかかってきます。人気が無い私にはそ
れほど来ないのですが、こういった会話が良く成り立つのではないのでしょうか？
「○○さんいますか？」
「○○は外出しております」
ここでの得意先の反応は大体2つあります。まず一つ目「じゃ、電話ください」この
場合は、まず担当者のスケジュールを確認し、電話に出ることができるかを確認。
スケジュールに「会議」とか「打ち合わせ」などOutLookのスケジュールに書き込ま
れていれば得意先への反応は「○○はただいまお客様のところで打ち合わせ中で
電話を差し上げるとなると・・」
などと反応できます。「会議」でなければ担当者にメール送信。得意先の担当者名
、電話番号を記述します。もし用件を聞いていたら用件も記入します。
「電話で連絡しないのか？」とおもわれますが、弊社の担当、もうそろそろ記憶が
確かではなくなってきていますので・・。
もうひとつの反応「ではもう一度電話をするので、お帰りは何時ですか？」これもO
utLookのスケジュールを見たら即解決です。
社員、管理者、居場所はすぐにわかります。
次に、みなさん常にスケジュールの変更はありませんか？渋滞やトラブルが発生
した時などよくありますね。

「ほうれんそう」という言葉がよく社会では言われるのですが、いざ実践しようと
なるとなかなか大変であったり、すぐに連絡できなかったりもします。

そんな場合もSBS(Small Business Server)の出番です。SBSの特徴の「どこでも見れ
てどこでも書ける」特徴を活用します。

私は職業柄、お客様のところにパソコンがあり、インターネットに繋がっているだ
けで自分のスケジュールの変更ができます。
また、若い世代は携帯電話にてスケジュールの変更などが簡単にできます。
そこで変更された情報は即会社のパソコンにも反映され情報の待ち時間がなくなる
訳です。

では、「外出が多く、Webに繋ぐ環境は常にないが、スケジュールを見たい」という
ノートパソコンユーザーの場合はSBSとのデータの連携を図ることができるのでノー
トPCにデータを溜めることができます。
溜めたデータは社内ネットワークやインターネットにつないだ時点で会社のSBSに反
映されます。

私の場合は、この「どこでも見れる」を活用して自分個人のスケジュールも入れて
います。たとえば「飲み会」とか「飲み会」とか「飲み会」です。
友達の誕生日なんかも入れています。友達が多いので3人ぐらい入れています。
もちろん他人は見ることができないような設定が可能です。
友達の家での口約束も携帯電話からスケジュールを書き込んだりもします。
仕事のみでスケジュール機能を使うのはとてももったいない。

上司の方には、部下のスケジュール(個人情報以外のものを除いて)一覧を横並びで
見ることができます。
部下のスケジュールを調整し、的確な営業のアドバイスをし、宴会を開くスケジュ
ールを決めたりすることができます。

私のお客様では「過去の情報は日報代わりに。未来の情報は予定表がわりに」使っ
ています。

【電子メール】
「メールならOutlookExpessを既に使っているよ！」といわれそうですが、機能は同
じです。殆どかわりません。
ただし、先ほど「どこでもいつでも」という特徴があるようにSBSの場合は皆様のパ
ソコンにメールデータをおきません。すべてSBSの中にあります。
私は家にOutlookExpessをインストールしていません。ホームページからのアクセ
スでメールを見るようにしています。
理由は自分のパソコンが壊れたらメールなどのデータが全て消えてしまうからです
。また、彼女にこっそりメール内容を見られないためです。アドレスを教えなければ
隠し事も見られることはありません。

今までのコラムで「バックアップは大事」と口酸っぱく叫んできましたが、簡単な
解決方法は「バックアップするものを作らない」という考えにのっとって私は端末
にメールソフトを導入せず、ホームページでメールを見ています。
もちろん、従来のやり方もありますが今回はSBSに全てのデータを溜めるのが良い方
法です。しかもバックアップは各端末や家のメールのバックアップは必要ではなく
、サーバーのみバックアップで大丈夫です(やはりバックアップはどこかに必要！)

また、インターネットができる環境さえあればどこでもすぐに自分のメールが見れ
るのはとても重宝します。

【メモ】
みなさんも「～連絡あり」などと机の上にメモを置くとおもいます。メモでもあり
付箋の代わりになるものです。
「そんなの紙で十分！」といわれそうですが、私は「歩きたくない」「字に自信が
ない」です。そして一番の理由は置きに行くのも面倒です。
また、担当者から「なんか連絡はいってるー？」と聞かれて、机まで歩いて確認し
にいくのがとても面倒です。
弊社ではこの部分を「メモ機能」でまかなっています。
全員の机のメモがパソコンで見ることができるので「俺に連絡はいってる？」とか
聞かれても指を動かすだけで確認できるのです。
また、電子メールで変わりにやっている方もいるとおもいますが、見たかどうかの
判断は送ったほうはつきません。
「んなもんメール見てないヨ、大事なことは口でいえ！」といわれそうですが、メモ
機能の場合は、そのメモ自体削除してもらえば確認できます。

今回のSBSは企業にとっても便利なのですが、やはり個人が便利でないと使いたくあ
りませんよね？

「上司がやれといったから」とかではなく、折角こういった便利な機能があるので
す。使わないで従来通りやるよりはちょっと使って便利な機能を使ってください。

私といえば家で日報を入力できるようになったので帰宅時間は早くなりましたが・・
早く帰っても、独りなゎけで・・。
(CIVIC)