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御社ご自慢の商品をインターネットで販売してみませんか?

6月 01

最近、色々な話題をふりまいている「IT関連企業」ですが・・・
まぁ、動かすお金の単位の大きいこと大きいこと。あれは私と同じ日本人なのか?な
どと驚きと羨望のまなざしでニュースを見ている今日このごろです。

 みなさんは、もうインターネットで「お買い物」したことはありますか?
そう、いろいろなホームページへアクセスして商品を購入する、アレです。

 マスコミなどでいろいろな被害が報じられていて、「インターネット」=「詐欺の
温床」のように感じているのかたも、まだ大分いらっしゃるようです。

 しかし実際の商売でも同じですが、どこにでも悪い人はいます。人を騙すことを目
的とした人は、どのようなときでも「その機会」を狙っています。だからといってそ
ればかりを気にしていてもしかたがありません。そういう人の餌食にならないよう、
企業側もさまざまな防御策を講じますし、個人にもそれなりの意識改革が必要となる
のも、インターネット社会での新しいルールだと思います。

 私達は商売柄10年以上前からインターネットに接する多くの機会がありました。
インターネットでのお買い物もたくさん利用しています。最初はパソコン用のソフト
ウェアやプロバイダ契約など、実際の形があるものではなく、「ライセンス」を中心
に購入していました。でもそのうち気がつけば、航空券、書籍、家電製品、生活用品
食品、貴金属、化粧品・・・随分いろいろ購入していました。いやいや自分でも驚き
です。

 当初、インターネットで購入するときは「定価」で買うのが当たり前で、ただ単に
買い物に行くのが面倒臭いからネットショップを使う、という感覚だったのです。
「便利な分、高くてもしょうがない。その便利料は自分が払う」のというつもりでし
た。
 しかしそのうちだんだん、「新商品の情報や出荷が早く」なり、最近では「ネット
ショップでの提示価格の方が安い」現象まで起きてきています。

 そういえば、ネットショップには「建物」も「店員さん」も不要ですもんね。
企業もそういったコストを抑えて、それを直接、ネットショップ利用ユーザへ還元す
る、という傾向になってきたようです。

 逆の言い方をすれば「店員さんからサービスを受けたい場合は、店舗へ来て陳列商
品を見ながら説明を受け、納得したら多少は高い価格で買う」時代になっていると、
言えるかもしれません。

 そういったネットショップですが、2種類の店舗が存在するのはご存知ですか?
きちんとした線引きがあるわけでもありませんが、大まかに分類するとすれば、専門
店や直営店のような単一(もしくはJV)企業の経営する店舗と、テナントを集めた
ショッピングモールといわれるインターネット世界でのデパートに相当するものがあ
ります。

 双方に特徴があり、どちらが主流というものでもありません。でも実社会のものと
比較するとそれぞれの販売方法のメリット・デメリットも見えてくるようですし、今
後も両者共存の道を歩むと思われます。

 お客様が、商品をどこから購入するかを決める要因は複数あります。
商品が安い、納品までの期間が早い、扱い品目が豊富、質問をしたときに納得のいく
回答が得られる、などなど。どうせ「同じ商品を買うなら価格優先で」と考える人や
「希少価値の商品なら今すぐ入手できる方法で」と考える人などなど。
こういった購入者の心理はネット販売でも実社会と一緒ですね。

 ただ、なんといっても手軽に「店舗も人員も用意しないで」たくさんの人に販売す
るチャンスを作ることが出来るというのは、ネット販売ならではの醍醐味ではないで
しょうか?
 しかも、「いま売りたいものを、今日から販売できる」フットワークを持つことが
できるのです。
既存の販売ルートを気にせず、いままでに無い商品の販売でさえもOKとなると・・

そこで、いま弊社が行うキャンペーンのご案内です。

 「御社ご自慢の商品をインターネットで販売してみませんか?」

 今まではこういった場合、まずホームページを作りましょう!というのが常識でし
た。しかし自社ホームページを作成する場合、そのためにかかる初期コストや準備期
間はもちろん、さらに運用を開始してからの集客や宣伝活動のための手間隙は決して
少なくありません。

 それならばをまず最初は簡単に商品の「手応え」をつかんでみたくなりますよね?
このような場合は先ほど述べたショッピングモールを利用してみるほうが、気軽に素
早くネット販売をスタートできます。

 もちろんデパートへ出店するのですから、それなりの「テナント料」は必要になり
ますし、その中でのルールも存在します。しかしなんといってもインターネットの世
界でもデパートというところにはたくさんのお客様が歩き、ウィンドショッピングを
しています。商品をアピールできるチャンスは自社店舗とは比べ物になりません。
 これにより、いままで全く取引をしていなかった相手にも、見てもらえるというの
は、デパート出店ならではなのです。

 最初はこの方法で商品の手応えをつかみ、自社内での受注から出荷などの流れを確
認しながら、いよいよ「いける!」と思った段階で、次の自社ホームページ作成にす
すんでみるほうが安全で確実ですね。

 インターネット販売というと、「お互いに顔の見えない取引」であることなどから
いかにも「危ない商売」の感じを受けますが、基本的には「通信販売」と同じです。
 その通信販売も今でこそこれだけ普及してしまいましたが、当初は「?」という方
法だったようです。やはり商品は現物を見て買いたい・・・そういうものもあるのは
事実ですが、逆に写真だけで良いものや、店頭で見ただけではわからないものもあり
ます。通販はそういった分野から少しずつ普及していったようですね。

 これからは、その通信販売がかなりネット販売へ移行するものと思われます。なぜ
ならネット販売では事前にカタログ配布をしなくてもよいので、初期コストが大幅に
少なくてすみます。(カタログ販売、及び作成関係の方、ゴメンなさい!)
 新商品の陳列、売り切り商品の撤去、なども簡単ですし、特売のお客様へのご案内
も電子メールを使えば瞬時にお知らせできてしまいます。

 こういったように、ネット販売を行うことにより、売り手と買い手の双方が大きな
メリットを与えられますので、今後この販売方法はますます浸透すると思われます。

 そんななかで、いかに他社より「いいもの」を「安く」「早く」提供できるかが、
企業の生き残り条件となるのは、いままで以上に厳しく問われる環境が来るのです。

 ショッピングモールへの出店は、皆様が手続きを行っても出来るものです。しかし
なかなか忙しいさなかには、新しい事業はやりにくいですよね?
そんな理由でみすみす販売するチャンスを見逃すのは、とても勿体ない・・・

 そこでこのキャンペーンでは、皆様のショッピングモールへの出店手続きを全て弊
社へお任せいただけます。「何を、いくらで売りたい」だけご指示下さい。

経験豊富な弊社スタッフが、素早く出店・運営までサポートいたします。

いまこそ「御社ご自慢の商品をインターネットで販売してみませんか?」

なお、売れすぎの苦情はこちらまで↓
                                   (井関)

請求書等をスキャンニングしての電子化保存が認められるようになりました

5月 01

皆様こんにちは。今月はゴールデンウィークがありましたが、皆さんはどのように
連休を過ごされましたか? 我が家は私も子供も飛び石連休だったので忙しい連休に
なりました。おまけにスピード違反で余計な出費までしてしまい、なんとも切ない連
休となってしまいました。

 さてさて弊社からも何度かご案内させていただいた『個人情報保護に関する法律』
が先月から完全施行されました。皆様の会社におかれましてもこの法律に対する対策
がそろそろ一段落したのではないでしょうか?しかし、最初から完全な対策はなかな
か難しいので、今後も定期的に見直しや改善を行っていくことが必要となります。見
直しについても引き続きお気軽にご相談ください。

 『個人情報保護に関する法律』の他に、実は4月1日にもうひとつ施行された法律
があります。『個人情報保護に関する法律』の対策等で世の中の注目がそちらに集中
していたこともあり、聞いたことがないという方もいらっしゃると思いますが、『民
間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律』という
法律です。
 さすがにこの名称を聞いて「あ~あれね!」と思う方は少ないと思いますが、いわ
ゆる『電子文書法』や『e-文書法』などと呼ばれている法律です。年間約3,00
0億円かかっているといわれている〝民間事業者が帳簿書類を保存するコスト〟の軽
減が目的とされています。

 この法律の施行により、「民間で取り扱う文書のうち一部を除いて文書の電子保存
が認められるようになります」と書いてしまうと誤解を招いてしまいますので簡単に
ご説明させていただきますと、1998年に施行された『電子計算機を使用して作成する
国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律』、略称では『電子帳簿保存法』
という法律では、

 1.国税関係帳簿書類
    国税関係帳簿及び国税関係書類をいいます。

 2.自己が作成する帳簿書類
    「自己が」作成するものでなければならないので、相手方から受け取る領
   収書や請求書等は対象となりません。帳簿書類の作成のために電子計算機
   (パソコンと思ってください)を使用するのは必ずしも保存義務者自身であ
   る必要はなく、その従業員、委嘱契約等に基づく会計事務所・税理士事務所
   等の職員に電子計算機を使用して作成してもらう場合もこれに該当します。

 3.「最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する」帳簿及び
   「一貫して電子計算機を使用して作成する」書類
    記録を蓄積していく段階の始めから終わりまで電子計算機を使用して作成
   する帳簿。また書類の作成の始めから終わりまで電子計算機を使用して作成
   する書類ということを意味します。つまり記録過程において手書きを含まず
   に作成するということで、手書きで作成した帳簿や手書きで作成して相手方
   に交付する書類の控え等は対象となりません。

という上記1.2.3の条件を満たしている文書は電子化しての保存が認められてい
ました(認められるといっても勝手に行ってよいというわけではなく、税務署長等に
承認してもらう必要があります)。具体例としては、自己が電子計算機により作成す
る仕訳帳、総勘定元帳、補助元帳などの帳簿や、貸借対照表、損益計算書等の決算関
係書類、また電子計算機により作成して相手に交付する領収書、請求書の控え等があ
げられます。

 それが今回の『e-文書法』では、見積書や請求書など紙で保存されている文書を
スキャニングして電子化し保存することや、取引先等から受け取った手書きの文書を
スキャンニングして保存することが認められるようになりました。
 新たに電子化して保存することが認められたのは、先ほどあげたものの他に、納品
書や注文書等の税務関係帳簿書類、カルテや処方箋等の医療関係書類、定款や株主総
会議事録等の会社関係書類等。原則的に民間の文書全ての電子保存を容認するという
ことになっています。しかし認められていないものもありますので確認は必要です。
 一般の会社に馴染み深い国税関係書類を例にとってお話しいたしますと、帳簿や決
算関係書類、金額が3万円以上の契約書・領収書及びこれらの写しはスキャンニング
しての電子保存は認められていません。

 この法律が施行されたからといっても、適当なスキャナーを持ってきてポコポコと
スキャンニングして電子保存していいかというとそうではありません。先の『電子帳
簿保存法』と同様まず税務署長の承認が必要になります。電子化したデータでの保存
に切替えを予定している日の3ヶ月前まで(施工後の平成17年4月1日から平成1
8年3月31日までの1年間は切替える日の5ヶ月前まで)に申請書を提出します。
詳しい手続き方法は国税庁のホームページをご参照ください。
 Http://www.nta.go.jp/category/yousiki/houjin/annai/3030_01.htm

 電子保存をするにあたり真実性と可視性を確保する必要もあります。真実性という
のは、文書原本を確実にきれいに電子化し、それが本物だという保証をするというこ
とです。スキャンニングした後の原紙は破棄してしまうので、スキャンデータを改竄
しても比較するものがありません。
 改竄をどのように防ぐかというと、PKI(公開鍵基盤)と呼ばれる環境を利用し
た、電子署名やタイムスタンプと呼ばれる技術を利用して行います。スキャンニング
して電子化した文書に電子署名を付与して誰が作成した文書かを証明し、またその文
書が改竄されていないオリジナルの文書であるということを証明します。さらにタイ
ムスタンプを付与して、いつ作成された文書なのかを証明できるようにします。
 可視性では電子化されたデータをいつでも見えるようしておくことが必要になりま
す。「電子化して保存してありますがすぐに出ません」というのは駄目なのです。デ
ータが要求されたときにディスプレイや印刷された紙の形ですぐに閲覧できるように
する必要があります。

 国税庁を例にとりますと、「スキャナーの解像度はフルカラーで200dpi以上
の解像度」を要件としています。また出力についても、「映像面の最大径が35セン
チメートル以上のカラーディスプレイ及びカラープリンタ並びにこれらの操作説明書
を備え付けること」という条件とともに、「拡大又は縮小して出力することが可能で
あり日本工業規格Z8305に規定する4ポイントの大きさの文字を認識することが
できること」といった具体的な要件が示されています。しかし、これらの要件は最近
の機器であれば問題なくクリアできると思います。
 
 導入に当たり検討課題となるのが、必須となっている電子署名とタイムスタンプの
価格になってくると思います。電子署名やタイムスタンプの価格は現在1件当たり約
10円と言われています。ダンボール1箱を貸し倉庫等に保管する料金が月額50円
~100円程度ですので、文書の多い企業になると電子署名やタイムスタンプの単価
がもう少し下がらないとかえってコスト高になってしまう可能性があります。しかし
最近は定額制のサービスなども徐々に出てきており、コストは今後下がっていくと思
います。
 もうひとつの課題は、電子署名やタイムスタンプの有効期限が、帳簿の保存義務期
間よりも短いという点です。法人税法や、所得税法では書類の保存期間が7年とされ
ていますが、現在の電子署名やタイムスタンプは3年から5年が一般的で、保存義務
期間中にもう一度振り直す必要があります。

 このような課題から今すぐに運用するのは難しいかもしれませんが、この流れは今
後加速してどんどんサービスも向上し、価格もリーズナブルになっていく(もともと
の狙いが民間の帳簿書類の保存コストの軽減ですから)と思われます。今後の設備投
資やシステム構築の際には、『e-文書法』のことも念頭に置いてご検討してみては
如何でしょうか。〝何でもかんでも全部電子化〟をしても業務の効率化にはならない
と思われますので、一度弊社にご相談下さい。お待ちしております。

                              (Black Knight)

ホームネットワークを構築してみましょう♪

4月 01

先日、北海道内の桜の開花予想について発表がありました。今年の北海道は例年よ
り降雪が多く気温も低い日が続いていましたが開花は例年並みとの事です。札幌で5
月5日~10日予定、しかしそんな開花予想をうらぎるかのようなマイナス気温で雪
やみぞれも降り春遠しという感じがします。これからゴールデンウィークを迎え休み
の取り方によっては超大型連休となり旅行に出られる方もきっと多いことでしょう。
中には私のように『混雑きらい』+『寒いのきらい』+『金欠』=『家でおとなしく
している』などと考えてる方もいるでしょう。せっかく長い休みがあるのだからこそ
ゆっくり自宅のネットワーク環境の改善にチャレンジしてみてはいかがでしょうか♪

 パソコンや周辺機器だけでなく、ゲーム機やDVDレコーダー、液晶テレビなどさ
まざま製品でネットワークへ対応するものが増えてきています。自宅にネットワーク
に対応した機器が複数あるのならぜひ組んでみたいのがホームネットワーク。そこで
ホームネットワークを構築することで得られるメリットと基本構成について簡単に説
明していこうと思います。

 ホームネットワークの基本メリットとなるのは、『機能』と『データ』の共有。
特に『機能の共有』はホームネットワークの根本にある特性と言えます。ネットワ
ーク対応機器の場合ホームネットワーク環境下で独立して動作することが可能な為
パソコンが起動していなくてもその機能をホームネットワーク上で利用することが
できます。例えば、ネットワーク対応カメラはWEBサーバ機能を内蔵しパソコン
無しで動作します。ホームネットワーク内のパソコンからだけでなく、出先のパソ
コンや携帯電話などからリモートアクセスでき、ペットのモニタリングや防犯など
に役立つと人気が上がってきている製品でもあります。また、最近ではUSB機器
をネットワーク対応にするコンバータなども登場し、ホームネットワークの機能を
自分なりの工夫で高められる環境が整ってきています。

 次に、ホームネットワークに接続された機器における『データの共有』について
説明していきましょう。データの共有を生かした周辺機器は数多く発売されていま
す。例えばアイ・オーデータ機器(LinkPlayer)やソニー(ルームリン
ク)など複数のメーカーからパソコンで記憶した音楽や画像データをホームネット
ワークを介してTVで再生させるマルチメディアプレーヤーが発売されています。
また、DVDレコーダーにはネットワーク対応製品がラインアップされており、ネ
ットワークを介した録画番組の転送や視聴が行えるようにもなってきています。こ
れらのネットワーク機器と相性がよいのが、ネットワーク対応ハードディスクドラ
イブ(NAS)と呼ばれるものです。これを導入して、TV機能付きパソコンで録
画した番組や音楽ファイル、写真ファイルなどを記録するようにすれば、情報の共
有のメリットを向上させることができるでしょう。

 それでは実際にホームネットワークを構築するにあたり必ず必要となる『ブロー
ドバンドルーター』について説明しましょう。ブロードバンド環境を導入すると、
ADSLの場合はモデム、FTTH(光通信)の場合は終端装置(NTU)という
機器が貸与されます。これらは、インターネット回線へネットワーク対応機器を接
続する為の変換装置であってホームネットワークを構築する時はモデム(NTU)
に『ブロードバンドルーター』を接続することで複数台の機器から自由にインター
ネットへ接続できるようになります。これらを実現するのがブロードバンドルータ
ーに搭載されている『DHCP』と『NAT』という機能です。『DHCP』とは
接続されたネットワーク機器1台ずつに『プライベートなIPアドレス』(重複し
ないネットワーク上の番号)という登録ナンバーを発行します。そして『NAT』
が割り当てられたナンバーを元に各機器とインターネット間のデータのやりとりを
振り分けます。ブロードバンドルーターを導入することでお父さんがパソコンでイ
ンターネットを見ている一方、子供はPS2などのゲーム機でネット対戦で遊んだ
りするといったことが自在にできるようになります。

 では、実際にネットワーク機器をホームネットワークとして接続するにあたり2
つの接続手法の説明をしましょう。ポイントとしてはイーサネットケーブル(LA
Nケーブル)を使用して有線でネットワークを組むか無線機器を取り揃え無線でネ
ットワークを組むかとう選択になります。有線LANの特徴としては
  1.構成機器が安価である
  2.LANケーブルを使用する為通信速度が高速で安定している
  3.セキュリティの設定が最低限ですむ
  4.LANケーブルが邪魔で見栄えに劣る
といったことがあがります。導入コストはハブ(ネットワーク機器をぶら下げる装
置)、ケーブルなどを入れても1万5,000円前後とお求め安い価格となってい
ます。また、通信速度最大100Mbpsと安定した速度で利用することが可能で
す。また、電波を使用した通信データのやりとりを行わないので無線関連のセキュ
リティ設定も不要となります。ただ、最大のデメリットは機器間の接続に必要なケ
ーブルがむき出しになってしまうことでしょう。複数の部屋や階をまたがる場合は
家中を電話線程度のケーブルがはい回ることになってしまいます。次に無線LAN
の特徴ですが
  1.構成機器の価格は有線LANより高価
  2.障害物や距離によって通信性能が変化する
  3.高度なセキュリティ設定が必要とされる
  4.ケーブルが無く見栄えに優れる
といったことがあがります。無線機器の親機、子機のセットは最低でも1万円。複
数台の接続を行うなら3万円程度の出費は覚悟する必要があります。また、壁など
で電波が大きく減衰し、部屋の場所によっては速度が低下したり接続が不安定にる
といったことも考えられます。導入において一番やっかいなのはセキュリティ設定
でしょう。詳しい設定方法などをここでのべるとページが益々増えてしまうので興
味のある方は弊社営業に問い合わせてみてください。ただし、決して専門家でなけ
れば設定できないものではないのでご安心ください。デメリットばかりが目立って
いますがやはり無線の魅力はケーブル接続なく好きな場所でネットワーク機器を利
用できることではないでしょうか。また、HOTスポット(モスバーガーやマック
などのファーストフード店、東横インなどのホテルにて無線機器を利用したインタ
ーネットサービスを受けれるスペース)も増えてきていますし、最近の無線機器は
精度・性能も向上していることから今後は無線が主流となるでしょう。詳しくは2
003年3月号のコラムを参照してみてください。

 最後にホームネットワーク構築で一番心配になるであろうセキュリティについて
説明しましょう。ホームネットワークで行うべきセキュリティ対策には大きく3つ
に分けることができます。

 1.インターネットからの不正侵入防止対策
   インターネットからのハッキングなど悪意ある攻撃に対抗する為、ブロード
   バンドルーターには『パケットフィルタリング』などの『ファイアウォール
   機能』が備わっています。また、パソコンにもセキュリティソフトを導入す
   ることで個人情報を盗み出すスパイウェアの監視やインターネットのホーム
   ページを通じたハッキングなどにも対応できるようになります。

 2.コンピュータウィルス防止対策
   コンピュータウィルスはもっとも被害を被る危険性の高い脅威であります。
   8割以上がメールを通じて感染しています。また、ファイルのダウンロード
   などを通じても感染することもあり、ISP(OCN、DIONなどのプロ
   バイダ)が提供するウィルスチェックサービスとパソコンに導入するタイプ
   のウィルス対策ソフトとを組み合わせて対応することをお勧めします。

 3.無線LANの盗聴不正侵入防止対策
   無線LANを導入するならば、無線LAN専用のセキュリティ対策を講じる
   必要があります。接続する機器を登録制にして制限することと、通信内容を
   暗号化して他人に盗聴できないようにすること。この2点が無線LANセキ
   ュリティの基本となります。

 以上、簡単ではありますがホームネットワークを構築する上での基本的な考え方
をまとめてみました。ホームネットワークについてもっと詳しく知りたい方、実際
に自宅にホームネットワークを構築してみたいと思っている方は一度弊社担当に相
談してみてはいかがでしょうか。

(Nao)

第二回セミナー開催いたしました。

3月 01

先月、2月9日に弊社と石丸会計事務所、村上公認会計士税理士事務所との共催で「社
内IT化に向けての手法」と題しましてセミナーを開催させていただきました。
弊社にとっては第二回目のセミナー開催でした。無事セミナーを終了したことには社
員一同ほっと胸をなでおろす次第でしたが、数々の反省点を残しましたので次回開催
時はご参加くださった方の意見をふまえながら改善し、徐々にわかりやすいセミナー
へしていけたらと思います。
今回のテーマは「グループでの業務効率向上・IT化の実現について」と「個人情報
保護法」と弊社からはお話させていただきました。今回のニュースは簡単ではありま
すが、セミナーへご参加いただけなかったお客様へもご説明ご紹介できればと思いま
す。

「グループでの業務効率向上・IT化の実現について」をテーマにグループウェアを
活用することによる組織でのメリットを、実際に弊社業務運用方法を例にあげ連携の
仕方をデモンストレーションを交えながらご説明いたしました。
弊社での使用しているグループウェアを使用し実際の運用方法の紹介
・スケジュール機能
  スケジュールをみんなで把握できるようすることで、会議の予定も組みやすくな
  り、取引先からの問合せにもすばやく対応。
・電話メモ機能
  連絡事項を決められた所に掲示する、伝達もれの解消。
・電子帳票の使用方法
  Acrobat(電子帳票)を使用することで紙の消費が減りコスト削減。
・FAX受信
  電子帳票で作成した文書をそのままFAXする方法をご紹介しました。いちいち
  パソコンで作成した文書を紙で印刷する手間をなくし、FAXできるので紙も無
  駄になりません。FAX受信時もメールで確認。
・リモートアクセス
  自宅から会社のパソコンへアクセスしメールの確認や仕事ができます。

セミナー終了後ご参加いただいた企業様にお話を伺うと、特に大変好評だったのはF
AXの使用方法についてでした。ご紹介した内容は上記にも書いておりますが、パソ
コンで入力したWord文書やPDF文書などを一度印刷する必要なくそのままFA
X送信が可能ということです。これによって無駄に紙を消費する必要がなくなること
からコストの削減に成功しております。また、FAX受信に関して弊社では、FAX
がTIF文書へ取込まれ電子データとしてメールで社員全員へ届きます。休日にFA
X紙がきれたり、紙づまりがおきてもメールで残っていますので心配いらないという
メリットもあります。

「個人情報保護法」についてもお話しました。ご存知の方もいらっしゃると思います
が、増え続ける個人情報漏洩問題に対応するため、2005年4月1日より「個人情報保護
法」が施行されます。簡単にご説明させていただくと、”個人の権利利益の保護のた
め民間事業者の個人情報の取扱いに関して共通する必要最小限のルールを制定しまし
ょう”という法律です。法律ということですので、もちろん罰則もございます。
このニュースをご覧の方の中にも該当する可能性のある企業様がいるかもしれません
再度確認することをお勧めいたします。
個人情報保護法の対象企業としては、”5000名以上を超えて個人データベースを
取り扱う企業”であり、該当する多くの企業は、本年4月までに何らかの対策をとる
ことが必要となっております。対策については、さまざまありますが個人情報データ
の管理をどのように行うかが重要です。個人情報データの取扱はアルバイト、パート
、社員と役職に関係なく容易に取扱える環境ではないでしょうか?また外部・内部か
らの進入に対し鍵もついていないロッカーに保存しておいたり、パスワードで保護も
していないパソコンへ保存してはいませんか?下記のURLは個人情報の漏洩の主な
事例をご紹介しています。

http://kodansha.cplaza.ne.jp/broadcast/special/2003_03_26_1/02.html

個人情報の漏洩による罰則も企業への損害となりますが、それよりも社会的信用・イ
メージの低下が大きな損害となり売上に直接影響がでるのは否めないかと思います。
その他、漏洩してしまった個人情報によって起こる犯罪に対し企業はどれだけの責任
対応ができるのか・・・・等。このように漏洩の防止がとても重要になってくるのがお分
かりいただけると思います。個人情報保護法に該当しない企業様もいい機会ですので
、この法律施行にともない個人情報の管理・保護を再度確認をしていただきたいと思
います。
弊社はこれからこの個人情報保護法対策として各企業様へご協力できればと思ってお
りますので、お困りの点ございましたら弊社営業担当へご相談ください。

第二回までのセミナーは、「どのように組織の業務運用をスムーズに行うのか」とい
うテーマでどちらかというと管理職様向けのセミナー内容だったかと思われます。今
後、第三回セミナー開催を弊社では予定しております。今度は事務職・営業職様の個
々のスキルアップをテーマに日頃の作業効率のUPを目標に開催させていただければ
と思います。少人数制で行う予定ですので操作に自信のない方でも大丈夫です。気軽
にご参加ください。

お詫び
2月中にニュースを投稿できませんでした。申し訳ありませんでした。

(ai)

インターネットを駆使して儲ける方法

1月 01

 あ、かぁちゃん?俺、俺だよ。急に悪いんだけどちょっと事故起こしちゃってさぁ・・・」
 最近といいますか、以前からこの手のやり口で被害にあっているニュースをよく見ます。
今回は誰にでも簡単にできる犯罪ということでフィッシングと架空請求についてご説明い
たします。手口にはそれといったパソコンの技術力は必要がなく人の心理をつくものです。

「(不正)プログラムを利用するものよりも、手口でだますオンライン詐欺が増えている
。プログラムならばセキュリティ対策ソフトで防げるが、人間が気を付けるしかない部分
もある」

映画のようにプログラムを使用して銀行に侵入・・。などといった手口はごく一部の人し
かできません。といいますか、まずできません。最低私はできません。そこでプログラム
などを使用せずに、直接人をだます手口「オンライン詐欺」というものが出てきました。
こちらなら技術力はそんなに要らないですしね。
 オンライン詐欺とはインターネットを利用して個人情報やお金をだまし取る行為を指し
ており、フィッシングやスパイウェア、トロイの木馬、キーロガー、架空請求などが含ま
れます。フィッシング以外の単語は何度かお聞きになったことがあるのではないでしょうか?

フィッシング詐欺

 フィッシング詐欺とは、本物そっくりの偽メールや偽サイトを使ってユーザーをだまし
、パスワードやクレジットカード番号、個人情報などを盗み取ることです。
 フィッシング詐欺に引っ掛かってしまう最大の理由は、本物と偽物の区別が難しいから
です。これはフィッシング詐欺だけではなく詐欺行為すべてに共通していえることなので
すが、パソコンの世界でなくとも、オレオレ詐欺は電話の向こうが本人かどうかを判断す
ることが難しいから成立してしまうものです。フィッシング詐欺の場合、メールやWebサ
イトが本物かどうかを見分けることができればだまされることはありません。
 フィッシング詐欺にはどういったテクニックがあるのでしょうか?さまざまなテクニッ
クが使われていますが。それらのテクニックを何点か挙げてみました。みなさまも体験が
あると思われます。

●スプーフィング(なりすまし)

 偽メールや偽サイトであることをごまかすためにスプーフィングといったテクニックが
使われます。一般の人が本物か偽物かを識別するために確認するWEBブラウザのアドレ
スバーやステータスバー、メールの差出人欄などがスプーフィングの対象です。

●ソーシャルエンジニアリング

 ここでのソーシャルエンジニアリングとは、人の心理を突き、うっかり個人情報を漏ら
してしまうように仕向けるテクニックをいいます。メールのタイトルや本文に工夫を凝ら
し偽サイトへ誘導するのです。例えば、パスワードの期限切れやセキュリティ向上のため
にユーザー情報の再入力を求めるといった具合です。
そして訪問した偽サイトは本物そっくりに作られていて、さらに偽物であることを気付か
せないために、ユーザー情報を入力させた後でメンテナンス中などのエラーメッセージを
表示するのです。

フィッシング詐欺に引っ掛からないためには次のような自衛手段があります。
1.メール中のリンクはクリックしないこと。
2.個人情報をメールで送信しないこと。
3.Webブラウザには最新のパッチを当てること。
4.サーバ証明書で本物のサイトかどうかチェックすること。
5.目的のサイトにはWebブラウザのブックマークからアクセスするか、直接アドレスを入
力してアクセスすること。
6.あやしいとおもったらソフトウェア・コンサルタンツに連絡すること。

 これといった特別な対策が必要なわけではありません。インターネットを利用する上で
の基本的なセキュリティ対策ということになります。これらの自衛手段を取れば高い確率
でフィッシング詐欺の被害に遭うことを未然に防げるのでぜひ実践してください。だたし
これらの自衛手段に問題がないわけではありません。

 多くのWebサイトにおいて、個人情報を送信させるような場合はSSLという暗号化通信を
利用しています(ホームページのアドレスの先頭がhttp://ではなくhttp://になってい
ます)。
ユーザーはWebサイトが本物かどうかをサーバ証明書の内容で確認することができますし
、SSL暗号化通信中、Webブラウザに鍵マークが表示されるようになります。
サーバ証明書はこの鍵マークをクリックすることで簡単に表示できます。

架空請求

前略、
先日発送しました債権譲渡通知書はすでにご覧頂けたものと存じます。
同通知書でも詳細しました通り、弊社はインターネット・コンテンツ事業者様から、利用
料金等の徴収を任されている者です。
弊社が回収受任した貴殿の債務について、何度か連絡させて頂きましたが、あなたからの
入金が確認できません。
弊社顧問法律事務所とも協議の結果、次ぎの通り最終和解案(債務減額措置、免責)を決
定いたしましたので最後の通知をいたします。
(以下省略)

 私がもし手っ取り早く稼ぐならこの方法でしょうか?適当に数万のメールを送りつけて
1人か2人でも入金があったならしめたものです。早速口座を閉じて逃げます。
この「架空請求」の場合。まずはもっともらしい文面をでっち上げる必要がありますが、
ネット上のいろんなページに載っている既存の文例を適当に改変して使えば大丈夫です。
業者名などもテキトーにでっち上げます。
 でも、バカバカしいと思いませんか?こんな安易な手口に引っかかってしまって、真剣
に怖がったり悩んだりしてしまうなんて。
実際、この手口で逮捕されたある犯人は、9000万円(!!)を荒稼ぎしていました。
また、「あまりに簡単に入金されるので、やめられなかった」と供述している逮捕者もい
ます。

 電子メールによる請求で、「無視したら本当に請求が自宅まで押しかけてきた」という
ケースは、1件もありません。何千通も何万通も同じ文面をあちこちに出しているのです
が、無視した何千人・何万人に対して一々押しかけたり報復したりすることは面倒臭くて
やりません。それに、「自宅まで押しかける」という行為自体が、「わざわざ自分から
逮捕されに行く」のに等しいことです。
 それ以前に、メールアドレス以外の情報を持っていません。当然、送りつける相手
の本名や住所なども知りません。そんな「根拠のない脅迫」に屈する必要はありません。
対策は簡単です。

1.絶対に支払わないでください。
2.送信者に対しては完全無視してください。
3.警察や国民生活センターに届け出る(証拠となるメールは削除せず保管します
4.入金先の口座のある銀行にも知らせる!(問題の口座を停止してもらえること
があります。他の人の被害を食い止められるかもしれません)
5.ソフトウェア・コンサルタンツに連絡。

警視庁
http://www.keishicho.metro.tokyo.jp/seian/kougaku/kougaku.htm

このように最近は簡単に人の心理を利用した詐欺が横行しているようで困り者です。
でも、本当に「このメールどうなのだろう?」
「本当にここに入力しなければいけないのかな?」
などと思ったら、弊社の誰にでもいいですから即連絡してください。

「業務の効率化」の必要性について

12月 01

もうあと数日で、今年も暮れようとしています。皆様いかがお過ごしですか?

いまや右を見ても左を見てもIT産業が花盛り、という感じですね。
とうとうプロ野球にまで「黒船」が到来したのは記憶に新しいところです。
しかしその反面、「巨人」IBMがパソコン事業を身売り。時代の流れの速さや価値
観の変化には、ただただ驚くばかりです。

そういえば、あのインターネットの世界の凄まじいまでのパワーはどこから来るのか
みなさんご存知ですか?
何を隠そう、あの勢いを作っているのは、みなさんや私たち一般ユーザなのです。
インターネット技術を基盤としたパソコンの活用ですが、個人や自営業、中小大企業
から国家までが「同じ土俵」で勝負しています。
それだけ競争は激しいのですが、みんなに同じチャンスがあるともいえるのです。
「黒船」とてつい数年前までは、一般には知られていない企業だったのですから・・
こういった千載一遇のチャンスを生かすのも殺すのも、わたくしたち次第。時代の流
れをしっかりと見据えて、さらなる飛躍をしたいものですね。「不景気だ」なんて言
っている場合ではありませんよ。

さて、今回のご案内は「業務の効率化」についてです。

ご存知のように2000年に乳製品による集団食中毒事件が起こり、2001年には
牛海綿状脳症(BSE:狂牛病)にかかった乳用牛が発見されるなど、食に対する安
全神話が危険信号となりました。しかも、産地偽装事件などが相次ぎ、産地表記につ
いての長年培ってきた信頼までもが薄れ始めています。その結果、消費者は食の安全
性を強く求めるようになり、若干高くても産地や生産者が分かる食品を選ぶようにな
ってきました。

こういった背景によって今月から施行された牛肉トレーサビリティ法ですが、この制
度を必要としているのはなにも牛肉に限った話でないのはいうまでもありません。今
後はどの食品でも、さらには体内に入るどのような器具(注射針や心臓ペースメーカ
など)でも同じような制度が確立されていくのは自然な流れだと言われています。

私たちの会社は、業務ソフトウェアを作成していますので、今回のトレーサビリティ
法への対応なども、お客様と一緒に悩み、どうすればスムーズに運用が行えるのかを
考えることが出来ました。

しかしこのときに強く感じたのが「業務の効率化」の必要性についてだったのです。
どの民間企業でも、「売上」というものを中心に考えますし、コンピュータ化に対し
ても真っ先に行うのが、売上・請求の分野です。

それは私どものお客様をみても、10年以上前からその流れが変わっていないという
ところがほとんどではないかと思います。
これは私どもの「効率化へのご案内」方法に問題がありますし、費用に対してその効
果が見えにくい、という事で敬遠されがちなところなようです。

しかし、今回のトレーサビリティ対応などで業務の見直しを行ってみると、意外にも
効率化を邪魔しているもっとも大きな原因が「お手軽な運用」にあったのです。

急ぐので電話で発注する、伝票を書かずにとりあえず出庫する、いつの間にか不良在
庫の山・・などなど、システム化する必要のないと思われた箇所、「手書きのほうが
簡単でいいと」思われたところこそ、あとになって非効率な業務を生み出す根源とな
っているようです。これではトレース(追跡)しようにも・・・・・

私の会社は規模が小さいので、いろいろな「業務運用の実験場」となっています。
インターネットをはじめとした先般ご案内しているグループウェアはもとより、業務
の流れについても、随時、管理が必要ではないか、逆に無駄な管理をしていないかと
いう事を考え、改善しています。もちろん零細企業ですから、「手書きで十分」とい
う考え方をしたほうが良い場合もあるのですが、そこはあえてコンピュータによる効
率化という事を主眼に置くようにしています。

以下、弊社を例にした業務運用です。

1.顧客情報
  お客様の情報は、請求先と納品先の区別をつけて管理しています。
  現在の課題はお客様の担当者であり、これを年賀状データなどと結ぶことを目標
  としています。

2.見積管理
  どのお客様へも、誰が作成しても、同じフォーマットで管理しています。もちろ
  ん後になって、本人であれ、他担当であれ、参照が可能なようになりました。最
  近では「お客様へ口頭で提示した見積」も、同じデータとして取り扱いをするよ
  う徹底しています。営業会議では、どの案件が決まるのか決まらないのか、この
  データから出す資料が最重要ポイントとなります。

3.受注管理
  注文書のあるなしに関わらず、受注した段階で即時入力しています。なぜなら受
  注しないと発注できないルールとしてしまったのです。これにより最初は窮屈で
  したがタイムリーな受注情報が得られるようになりました。現在ではさらにここ
  から資金繰りに直結するデータまでも作成できるようになりました。

4.発注処理
  先程の受注処理を行うことにより、仕入先別の発注書が連動して発行されます。
  それを担当者がチェックし手動でFAXしています。そろそろ自動FAX送信に
  したいと思っています。

5.仕入処理
  弊社はほとんど在庫を持ちませんので、仕入は月末に一括入力しています。ただ
  その際に「どの受注分か」を判断できるようにしてあります。したがって仕入先
  の請求ミス、もしくは弊社の入荷モレは完全に判るようになりました。

5.売上処理
  納品時に請求書を発行する弊社では、特にご希望のあったお客様にしか納品書を
  発行していません。一ヶ月に何度も納品するような業態では向かない方式ですね
  。受注管理を徹底しているため、請求モレの危険性は少なくなったようです。

6.入金処理
  銀行から入金情報を受け取るまでには至っていませんので、インターネットで銀
  行が開示してくれる振込み情報を元に、手入力しています。集金モレをリアルタ
  イムに把握できるよう、入金入力も毎日行っています。

7.支払入力
  ここは殆ど管理不要なため、他の月末処理が終わってから行います。

8.棚卸処理
  在庫をあまり持ちませんが、やはり管理は必要です。最近までは1つ1つの商品
  をコード管理していましたが、あまりにも商品の種類が必要以上に多くなるので
  ある程度まとめて管理する事にしました。毎月末には棚卸を行いますので、誤差
  はありません。

9.日報管理
  お客様への作業時間を日々の日報データとして集計しています。弊社は物販が中
  心ではないため、「時間原価」の考え方も重要となります。お客様への作業時間
  配分が適切かどうかを、毎月の営業会議で検討するようにしています。

10.成績管理
  弊社で独自に行っている売上の評価システムです。納品の終了時に担当者から報
  告させ成績配分を行っています。こういったことにより担当者別の売上を集計し
  こちらも毎月の営業会議で報告します。

11.資金繰り管理
  零細企業なればこそ、資金繰りは切実な問題です。半年先、来月、今月・・・
  前述の見積や受発注、売上仕入のすべての情報をリアルタイムに反映し、早い段
  階から資金手当てを行えるようにしています。おかげ様で会社設立時から「不測
  の事態」ということには遭遇しなくて済んでいるようです。(現預金が余ってい
  る訳ではありませんよ)

いかがでしたか?年商1億にも満たない会社にしては、随分と手間隙かけているよう
に感じられるかもしれません。でもこういった仕組みがあるので、最小人数で会社運
営をすることが出来るのではないかと思います。もっともまだまだ改善点はあり、皆
様へさらに適切なご提案が出来るよう、これからも「実験」を続けていきたいと思い
ます。

というわけで、少し取りとめのない内容になってしまいましたが、今回は「業務の効
率化」の必要性について、という内容でした。
もし、皆様のほうでも面白い仕組みがあれば是非教えてください。どんどん取り入れ
て行こうと思います。

それでは最後になりますが、皆様にとって来年も良い年でありますよう、お祈願させ
て頂きます。
また、弊社への変わらぬご愛顧もあわせて、来年もよろしくお願いいたします。

【追伸】
平成17年2月に石丸会計、村上会計様と合同で第2回の企業向けITセミナーを開催
いたします。詳細は追ってご連絡させて頂きますが、中小企業がどのようにIT化へ
取り組むべきか、それによってどういったメリットを得られるかを、なるべく具体的
にお見せできる内容にしたいと思います。残念ながら、会場の関係で人数に限りがあ
りますので、何卒お早めのお申込をお願いいたします。

                                  (井関)

個人情報の保護対策準備はすすんでいますか?

11月 01

皆様こんにちは。いよいよ雪がちらつく季節となり、食欲の〝秋〟も終わりを迎え
私の膨張もようやく歯止めがかかるのではないかと期待しておりますが、忘年会新年
会と控えていますのでまだ油断ができない状況です。道路交通法の改正により
11月1日から運転中の携帯電話を持っての通話が禁止となり、ハンズフリー用のアイ
テムを購入した人も多いかと思います。私もようやく最近になって購入して利用しま
したが、両手が空いていて電話ができるということで運転が楽なのと、電話を持たな
いせいか、感覚的に助手席に乗っている人とお話しているようで、以外にいいものだ
なと感心しました。

 さてもう一つ法律がらみの話題で、来年4月に完全施行される『個人情報保護法』
があります。今回はこの『個人情報保護法』についてお届けしたいと思います。内容
的にあまり楽しくはないかもしれませんが、「知らなかった」では済まされませんの
で、どうぞ最後までお付き合いください。

 これまでルールが明確でなかった企業の個人情報の取り扱いが法律で決められるこ
とになり、違反した企業には罰則が科せられます。以下に個人情報保護法の骨子を紹
介します。

 個人情報保護法の骨子
 ・個人情報の利用目的を特定。利用目的を超えた個人情報の取り扱いの原則禁止
 ・個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置、従業者・委託先に対する監督
 ・本人の同意を得ない個人情報の第三者提供の原則禁止、委託、合併等の場合、特
  定のものとの共同利用の場合(共同利用することを通知している場合)は第三者
  提供とならない。
 ・本人の求めに応じ、保有する個人情報の開示、訂正、利用停止の義務
 ・個人情報の取り扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理・規定に違反すると6カ
  月以下の懲役または30万円以下の罰金など。

 となっています。『個人情報保護法』の話を進める上でまず〝個人情報〟について
整理したいと思います。『個人情報保護法』では、個人情報の概念を3種類に分けて
いて、一番大きい概念は「個人情報」、その中に「個人データ」さらにその中に「保
有個人データ」となっています。

 1.個人情報
   特定の個人を識別できる情報。

 2.個人データ
   個人情報を検索できるように、体系的に構成したもの。パソコンなどに入力さ
   れたデータや、紙であっても50音順に並べ替えを行ったり、見出しなどを付け
   たもの。

 3.保有個人データ
   個人データのうち、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び
   第三者への提供の停止を行うことのできる権限があるもので、6ヶ月以上保有
   するもの。

上記のどの段階の個人情報を保有するかによって企業の義務が変わります。

 1.個人情報
   個人情報を取得する時と、苦情処理について義務があります。

 2.個人データ
   個人情報を取得後の、保管・利用・提供について義務があります。

 3.保有個人データ
   開示・訂正・削除・利用停止などについて義務があります。

 気になるのは、『個人情報保護法』においてどういう場合に監督責任が生じるのか
という点だと思います。上記の内容から簡単にまとめますと「過去6ヶ月間に一度で
も、整理された個人情報を5001件以上保有したことがある企業や組織」を〝個人情報
取扱業者〟と呼び、監督責任が生じます。
 保有件数が5001件もないから〝個人情報取扱業者〟に当てはまらないと思われるか
もしれませんが、〝個人情報〟は単に顧客名簿の情報数ではなく、顧客、取引先、従
業員などのありとあらゆる〝個人情報〟の合計(頭数)で判断します。また、データ
も電子データだけでなく、紙に書いた氏名や住所、50音順に整理した名刺なども含ま
れますので注意が必要です。

 〝個人情報取扱業者〟は、たとえ従業員が数人であっても、きちんと(保護法に触
れないように)従業員のデータを管理しなければなりません。また、個々の社員が仕
事で交換した名刺も整理して保管していた場合は企業の監督責任が生じます。逆な言
い方をすると、名刺が何万枚あったとしても、バラバラと段ボールに入れてある名刺
など、整理していない〝個人情報〟が漏れた場合は『個人情報保護法』における監督
責任の対象外となります。道義的にそんな会社はないと思いますが。。。

 『個人情報保護法』では生身の人の情報が保護対象となり、法人の情報は営利法人
非営利法人を問わず保護の対象にはなりません。ここで注意が必要なのは、たとえば
取引先一覧を法人情報から作成する際に「○○商事株式会社 電話:XXX-XXX-XXXX」
という形式で作成していれば〝個人情報〟にあたりませんが、そこに代表者名を入れ
て「○○商事株式会社 代表取締役□□□□ 電話:XXX-XXX-XXXX」という形式で作
成すると、あくまでも法人情報の一部なのですが、「特定の個人を識別できる情報」
ということになり、〝個人情報〟として取り扱わなければなりません。公開されてい
ると〝個人情報〟に該当しないように思えますが、「生存する個人を特定できる
情報」はすべて〝個人情報〟となります。法的な解釈をいちいち取り入れて日常業務
を遂行するのは面倒で大変ですから、個人の氏名と結びついている情報は〝個人
情報〟と捉えるのが無難だと思います。

 「明確な使用目的がない限り情報は持たないほうがいい」というのが原則にはなり
ますが、それは極論に近いものもあります。取引がなくなってすぐに情報を破棄でき
れば良いのですが、取引履歴の確認などビジネス上で利用する可能性を考えるとすぐ
には破棄できないと思います。「保有するデータは必要最小限にする」、「データの
取扱ルールを明確にする」という2点がデータ管理上で重要になってきます。例えば
取引終了後一定の時間が過ぎたものは、通常利用しているものとは別のデータベース
に保管し、本来のデータベースとはアクセスできる権限を別にする。さらに一定期間
が経過したら完全に削除するなどというルールを設けて、誰も使っていなく管理もさ
れていない情報を存在させないように対策するのが良いかと思います。

 また、『個人情報保護法』では、消費者から自分の〝個人情報〟の開示を請求され
た場合にはそれに応じる義務があります。〝個人データ〟がきちんとした形で整備さ
れていれば、開示請求に応じることは難しくありませんが、下記のような対応方法を
明確にする必要が出てきます。

 1.どのような方法で誰が請求を受け付けるのか
 2.請求者の本人性をどのように確認するのか
 3.開示する〝個人情報〟をどのように提供するのか

 特に2番は〝なりすまし〟による個人情報詐取を避けるためには、請求者が本人で
あるかの確認が絶対に欠かせません。本人確認を行う際に取得した情報が新たな〝個
人情報〟になってしまうこともあります。本人確認を行う情報をどのように送っても
らうか、本人確認を行ったあとはどのように情報を破棄するかなどの対応ルール(マ
ニュアル)を作成することが必要です。

 万が一、個人情報が漏洩してしまったらどうなるかという点も気になる部分だと思
います。調べてみたところ、漏洩してしまってもすぐには刑罰に問われることはない
ようです。義務違反が発覚した場合にまず監督官庁が「中止・是正勧告」を出し、そ
れに従わない場合は「中止・是正命令」を発し、それでも措置がされない場合に告訴
して刑罰になります。ただし、これは民間企業の場合で行政機関の場合は別に『行政
機関個人情報保護法』で強い罰則規定があります。これは行政機関から個人情報に関
する業務を請け負った民間企業にも適用されますので、その点はご注意ください。
 
 最近は手軽なUSBメモリが普及しており、便利な反面大量のデータが手軽に持ち出
せる(持ち出される)危険が潜んでいます。情報のトレーサビリティを実現するソフ
トウェアなどでの対策方法もございますが、それなりに高価ですので、完全な防止対
策ではありませんが、USBのポートに「VOID(ボイド)シール」(一度貼ると剥がす
際に「VOID」と文字が残るシール)を貼ってちょっとした出来心や過失を抑制すると
いう方法もあります。

 情報が漏洩してもすぐに罰せられはしませんが、大切な〝信用〟をなくしかねませ
んので、今ある環境やシステムの中でアクセス制御対策や対応マニュアルなどを作成
し社内に〝情報の保護〟の意識を徐々に浸透させ準備を進めていただければよいかと
思います。

 内容がややこしいうえに堅く、さらに毎度毎度同じ締め言葉で大変恐縮ですが、ご
不明な点や対策のご相談があれば是非、弊社にお気軽にお声をおかけください。

                              (Black Knight)

『Windows Xp SP2』インストール後の疑問を解決!

10月 01

最近、『見慣れない吹き出しやウィンドウが表示される・・・』とか『正常に使え
ていたソフトが動かなくなった・・・』、『ホームページが正しく表示されなくなっ
た・・・』などの問い合わせを度々うけます。これらは、ウィンドウズアップデート
によって組み込まれた【Service Pack2(SP2)】が原因となっております。パソコンを
正常な状態に保たせる為のアップデートで『なぜおかしな現象が起こるの?』と疑問
に思う方も多いと思いますがこれには【Service Pack2(SP2)】というものがどういう
特性をもっているものなのかを把握してもらう必要があります。それではまず、『ウ
ィンドウズアップデートとは何?』というところから説明していこうと思います。

 ウィンドウズアップデートとは、ウィンドウズを最新の状態にすることです。ウィ
ンドウズの発売後に設計ミス(セキュリティホール)が見つかることがあり、それを
放置すると新しいウィルスに感染したりする恐れがあります。これらの問題はアップ
デートすることで解決できます。また、アップデートによって新しい機能を追加する
こともできます。マイクロソフトではアップデート用の修正ファイルをホームページ
で公開しているので(http://windowsupdate.microsoft.com)インターネットを通じ
てこれらのファイルを入手しパソコンにインストールすることをお勧めします。くわ
しくは2002年1月号を参照してみてください。

 次にウィンドウズアップデートによって入手できる【Service Pack2(SP2)】を導入
すると何が変わるのかを見ていきましょう。まず一番にあげられる内容はセキュリテ
ィを確保するための【保護機能】が強化されたことです。コントロールパネルを開く
と【セキュリティセンター】という項目が追加されています。パソコンにインストー
ルしてあるセキュリティソフトがきちんと働いているかどうかなどをチェックし問題
があれば吹き出しなどのメッセージで教えてくれる機能です。また、不正アクセスか
らパソコンを防御する【ファイアウォール】という機能が強化されています。これに
より、インターネットに接続するだけで感染してしまうタイプのウィルスも防ぐこと
ができます。その他、Internet Explorer、Outlook Expressのセキュリティも強化さ
れました。例えば、Outlook Expressではメールについている画像が最初からは表示
されないようになりました。これは画像ファイルを悪用してメールアドレスを収集す
る悪徳業者への対抗策となります。また、ウィルスを含む可能性がある添付ファイル
もすぐに開けなくなりました。そしてInternet Explorerでは悪質な仕掛けのあるホ
ームページからパソコンを保護する機能も追加されました。例えば、ホームページを
表示したときに小さなウィンドウ(ポップアップ画面)が次々に開くといった仕掛け
を遮断してくれます。なお、これらの保護機能が働くために一部のソフトが動作しな
くなることがあります。

 では、【Service Pack2(SP2)】をインストールすることで起きる見慣れない吹き出
しやウィンドウの意味・対処法について見ていきましょう。

1.『コンピュータが危険にさらされている可能性があります』という吹き出し~
セキュリティソフトをインストールしているにもかかわらず『ウィルス対策
の状態が不明です』と表示されることがあります。これらはセキュリティソ
フトのバージョンが古くSP2に対応していないために出るメッセージです。
セキュリティソフトの更新機能を使って最新状態にするとこの警告は消えま
す。

2.CD-ROMを入れたら『~アクティブコンテンツを許可しますか』と表示された~
ソフトを起動しようとすると、ウィルスの侵入や情報の流出を防ぐ保護機能
が働いて、起動の前に警告画面を出す場合があります。安全とわかっている
ソフトなら、保護機能を解除する設定にしましょう。警告画面を出さないた
めには、Internet Explorerで【ツール】→【インターネットオプション】
とクリックして【詳細設定】タブをクリック。【マイコンピュータでの、CD
のアクティブコンテンツの実行を許可する】、【マイコンピュータのファイ
ルでのアクティブコンテンツの実行を許可する】の2つの項目にチェックを
付けて【OK】ボタンをクリックしてください。

3.ソフトを起動したら『~ファイアウォールでブロックされています』と
  表示された~
不正アクセスを防ぐファイアウォール機能が動作してこのメッセージを表示
させています。安全なソフトなら【ブロックを解除する】をクリック、不明
な場合は【ブロックする】をクリックしてください。

4.インターネットを使用したら『情報バー』という画面が表示された~
ポップアップ画面の表示が遮断された時に出る画面です。ホームページのサ
ービスが正常に使えなくなる場合は情報バーをクリックしてメニューの『~
一時的に許可』または『~常に許可』をクリックしてください。

5.市販のファイアウォールソフトを使っている場合のSP2の設定はどうする~
SP2では、外部からの不正アクセスを防ぐファイアウォールがすぐに働く状態
になっています。そのままでも問題はありませんが、より機能が豊富な市販
のソフトを使っている場合は通信速度が遅くならないようにウィンドウズの
ファイアウォール機能を利用しない設定に変えましょう。設定はコントロー
ルパネル内のセキュリティセンターを起動して【Windowsファイアウォール】
をクリックし【無効】にチェックを付けて【OK】ボタンをクリックしてくだ
さい。

6.ファイアウォール設定時、こんなソフトを使っている人は気を付けよう~
①Windowsのファイル共有
標準設定ではブロックするが、共有フォルダを設定するとファイア
ウォールの設定が自動的に変わり、他のコンピュータからの通信を
通すようになる。
②リモートデスクトップ
標準設定ではブロックするが、リモートデスクトップを有効にする
とファイアウォールの設定も変わり問題なく使えるようになる。
③ネットワーク対戦ゲーム
PCをゲームサーバーとして使うときは、他のPCからの接続を受け入
れなければならないので設定変更が必要
④ピアツーピアのファイル共有ソフト
⑤メッセンジャーソフト
⑥FTPクライアントソフト
他のPCからの接続を特定のポートで待ち受けるので、そのポートへ
の通信を受け入れるように設定する必要がある

最後となりましたが、SP2にアップデートする際、思わぬ不具合を招く可能性が高い為
PC本体や使用している周辺機器メーカーへのウェブサイトから、SP2に関する情報を事
前に集めておくことをお勧めします。標準でSP2に対応できる製品もありますが、BIOS
やドライバを更新する必要があったり、SP2には完全に対応できていない製品も存在し
ています。また、導入前には万が一のことも考えて大切なデータはバックアップして
おきましょう。導入後は、SP2の新機能や設定画面に戸惑うことも多いと思いますので
その際には気軽に弊社営業にお問い合わせください。
                       (NAO.H)

効率的・効果的・リーズナブルに情報共有を行う方法(その4)

9月 01

やっと暑かった夏も終わり、最近は冷たい風がなんとなく秋の訪れを感じさせてく
れます。そろそろ紅葉シーズンなので、山にもドライブに行って温泉でもつかってリ
ラックスしたいなぁ・・・と切に思う今日この頃です。

 さて今回のニュースはここ3ヶ月間続いていますが、また『効率的・効果的・リー
ズナブルに情報共有を行う方法』のパート4です。・・・皆さんきっと「またかよ・
・・」とうんざりしていると思います。ですが、今までお伝えしてきたように弊社お
すすめの「Microsoft Windows Small Business Server 2003」(以下SBS2003)という
製品は価格のわりに多種多様な機能を備えていてとってもわかりやすい設定方法とな
っているので、ご購入をぜひご検討ください。前回までは、技術論・グループウェア
・金額等のご説明をニュースで配信させていただきましたが、今回は、「会社ではな
い場所から」をキーワードに「そんな事もできるんだぁ~」という機能をご説明いたし
ます。

—————————————————————————-
 1.リモート操作で自宅へいながら会社の環境
 3ヶ月前のニュース(6月号)でちらっとこの機能は、登場しましたが改めてご説明
します。
 
  ・休日の出勤は、したくないが仕事が残っているしな・・・
  ・休日出勤するにもしても通勤時間がもったいないな・・・
  ・帰宅後、急にやらなければならない仕事が・・・
  ・今日は、定時で絶対あがりたいけど仕事残っているし・・・
 
 上記以外にも考えられますが、ようは、
 ”会社以外で仕事が出来れば、こんな便利なことはありません!”
 ということが言いたかったのです。
 
 しかし、今はインターネットができる環境であればどこでも(自宅、インターネッ
トCAFE、客先等)ある程度の事は出来てしまうようです。
例えば・・・・
 1.自宅のパソコンからインターネット経由で会社のSBS2003へアクセスします。
 ※会社のパソコンのOSはWindowsXPProfessional、Windows2000Professional推奨
2.ID・パスワード認証を行います。
 3.会社のパソコンを使用しているような感覚で自宅で仕事が行えます。
  大きなメリットとして会社のパソコンへインストールされているソフトウェアが
  自宅のパソコンへインストールしていなくても新規作成・変更・閲覧等の処理が
  可能です。
 ※内部的には会社のSBS2003が社内のパソコンをリモート操作することになります
 ※会社のパソコンの電源が入っていないと使用できません。

—————————————————————————-
 2.出先から携帯電話で電子メールをチェック
 仕事上、お客様から会社のパソコンへメールが届いても営業マンさんは常に会社へ
いるわけではありません。したがって、必然的に返答・連絡は帰社後ということにな
りお客様への返答・連絡が遅れます。連絡が遅ければ遅いほどビジネスチャンスは減
少しますし、印象も違ってきます。先ほどご紹介したように出先でノートパソコン等
でリモート操作で常にインターネット経由で会社のパソコンへアクセスし連絡事項の
確認をする方法もありますが、これはちょっと現実的ではありませんよね。いくらな
んでもインターネットが出来るノートパソコンは1人1台というくらい普及はしてい
ませんし。しかし、携帯電話は、今や1人1台というくらいで持っています。
下記は使用方法の説明です。

 1.指定のURLへWEB対応のできる携帯電話(iモード等)でアクセスします。
  ※xHTML(WAP2.0)およびcHTMLをサポートする携帯電話
 2.ID・パスワードで認証確認します。
 3.会社のoutlookが参照可能となり、電子メールのチェックができます。
  他にも重要な予定表のチェック等が出来ます。

—————————————————————————-
 SBS2003のリモート操作や携帯電話からのoutlook参照は弊社で実際使用していま
すので実物を見て試してみたいという方は、弊社営業へお気軽にご相談ください。

 現在、自宅で仕事をする在宅ワークの仕事を募集する企業は増えつつあります。
http://tilde.jp/index.html
※上のアドレスは在宅ワーク紹介企業のひとつにすぎません。実際検索エンジンで
「在宅ワーク」を検索して試してみてください。
 確かに毎日パソコンでデータ入力をするだけや反復作業の仕事を行っているアルバ
イト・社員であれば、用件の伝達もメールで事足りますし、わざわざ出社しなくても
自宅で同じことが出来る環境であれば、会社としてはコストがかからない方がいいで
すよね。コスト例として、交通費・場所(人が仕事をする場所)・備品(使用する机・
イス・パソコン等)・水道光熱費(照明・水道代等)・電気代・・・ざっと思いついただけ
で、こんなにあるのですから。
※一概にSBS2003で在宅ワークを推奨するわけではありません。リモートアクセスを
利用して、自宅で会社のパソコンを利用するとなると設定や周辺環境・ソリューショ
ン等を整える必要があります。
 会社へ出社し仕事をするという概論は少しずつですが変化し、新しいビジネススタ
イルを取り入れる企業は増加の傾向にあるようです。
(ai)

効率的・効果的・リーズナブルに情報共有を行う方法(その3)

8月 01

皆様こんにちは。
この8月も本当に暑く、いろいろなイベントもありました。お盆、サッカーアジアカ
ップ、そしてオリンピック。
卓球の試合をテレビで見たこと無い私でも愛ちゃんの気合の声が気になる日々です
ここ二ヶ月ほど「Microsoft Windows Small Business Server 2003」について書い
ていますが、今回も情報提供させていただきたいとおもいます。
何回も書かせていただくのも、弊社が自信をもって提供できるサービスだとおもっ
ているからです。
今回は堅苦しい「技術論」や「グループウェアとは?」などは記載しないつもりで
す。
沢山の恩恵を受けているサービスの一部分でも紹介できれば、とおもっています。

【スケジュール機能】
当たり前の話ですが、毎日得意先より電話がかかってきます。人気が無い私にはそ
れほど来ないのですが、こういった会話が良く成り立つのではないのでしょうか?
「○○さんいますか?」
「○○は外出しております」
ここでの得意先の反応は大体2つあります。まず一つ目「じゃ、電話ください」この
場合は、まず担当者のスケジュールを確認し、電話に出ることができるかを確認。
スケジュールに「会議」とか「打ち合わせ」などOutLookのスケジュールに書き込ま
れていれば得意先への反応は「○○はただいまお客様のところで打ち合わせ中で
電話を差し上げるとなると・・」
などと反応できます。「会議」でなければ担当者にメール送信。得意先の担当者名
、電話番号を記述します。もし用件を聞いていたら用件も記入します。
「電話で連絡しないのか?」とおもわれますが、弊社の担当、もうそろそろ記憶が
確かではなくなってきていますので・・。
もうひとつの反応「ではもう一度電話をするので、お帰りは何時ですか?」これもO
utLookのスケジュールを見たら即解決です。
社員、管理者、居場所はすぐにわかります。
次に、みなさん常にスケジュールの変更はありませんか?渋滞やトラブルが発生
した時などよくありますね。

「ほうれんそう」という言葉がよく社会では言われるのですが、いざ実践しようと
なるとなかなか大変であったり、すぐに連絡できなかったりもします。

そんな場合もSBS(Small Business Server)の出番です。SBSの特徴の「どこでも見れ
てどこでも書ける」特徴を活用します。

私は職業柄、お客様のところにパソコンがあり、インターネットに繋がっているだ
けで自分のスケジュールの変更ができます。
また、若い世代は携帯電話にてスケジュールの変更などが簡単にできます。
そこで変更された情報は即会社のパソコンにも反映され情報の待ち時間がなくなる
訳です。

では、「外出が多く、Webに繋ぐ環境は常にないが、スケジュールを見たい」という
ノートパソコンユーザーの場合はSBSとのデータの連携を図ることができるのでノー
トPCにデータを溜めることができます。
溜めたデータは社内ネットワークやインターネットにつないだ時点で会社のSBSに反
映されます。

私の場合は、この「どこでも見れる」を活用して自分個人のスケジュールも入れて
います。たとえば「飲み会」とか「飲み会」とか「飲み会」です。
友達の誕生日なんかも入れています。友達が多いので3人ぐらい入れています。
もちろん他人は見ることができないような設定が可能です。
友達の家での口約束も携帯電話からスケジュールを書き込んだりもします。
仕事のみでスケジュール機能を使うのはとてももったいない。

上司の方には、部下のスケジュール(個人情報以外のものを除いて)一覧を横並びで
見ることができます。
部下のスケジュールを調整し、的確な営業のアドバイスをし、宴会を開くスケジュ
ールを決めたりすることができます。

私のお客様では「過去の情報は日報代わりに。未来の情報は予定表がわりに」使っ
ています。

【電子メール】
「メールならOutlookExpessを既に使っているよ!」といわれそうですが、機能は同
じです。殆どかわりません。
ただし、先ほど「どこでもいつでも」という特徴があるようにSBSの場合は皆様のパ
ソコンにメールデータをおきません。すべてSBSの中にあります。
私は家にOutlookExpessをインストールしていません。ホームページからのアクセ
スでメールを見るようにしています。
理由は自分のパソコンが壊れたらメールなどのデータが全て消えてしまうからです
。また、彼女にこっそりメール内容を見られないためです。アドレスを教えなければ
隠し事も見られることはありません。

今までのコラムで「バックアップは大事」と口酸っぱく叫んできましたが、簡単な
解決方法は「バックアップするものを作らない」という考えにのっとって私は端末
にメールソフトを導入せず、ホームページでメールを見ています。
もちろん、従来のやり方もありますが今回はSBSに全てのデータを溜めるのが良い方
法です。しかもバックアップは各端末や家のメールのバックアップは必要ではなく
、サーバーのみバックアップで大丈夫です(やはりバックアップはどこかに必要!)

また、インターネットができる環境さえあればどこでもすぐに自分のメールが見れ
るのはとても重宝します。

【メモ】
みなさんも「~連絡あり」などと机の上にメモを置くとおもいます。メモでもあり
付箋の代わりになるものです。
「そんなの紙で十分!」といわれそうですが、私は「歩きたくない」「字に自信が
ない」です。そして一番の理由は置きに行くのも面倒です。
また、担当者から「なんか連絡はいってるー?」と聞かれて、机まで歩いて確認し
にいくのがとても面倒です。
弊社ではこの部分を「メモ機能」でまかなっています。
全員の机のメモがパソコンで見ることができるので「俺に連絡はいってる?」とか
聞かれても指を動かすだけで確認できるのです。
また、電子メールで変わりにやっている方もいるとおもいますが、見たかどうかの
判断は送ったほうはつきません。
「んなもんメール見てないヨ、大事なことは口でいえ!」といわれそうですが、メモ
機能の場合は、そのメモ自体削除してもらえば確認できます。

今回のSBSは企業にとっても便利なのですが、やはり個人が便利でないと使いたくあ
りませんよね?

「上司がやれといったから」とかではなく、折角こういった便利な機能があるので
す。使わないで従来通りやるよりはちょっと使って便利な機能を使ってください。

私といえば家で日報を入力できるようになったので帰宅時間は早くなりましたが・・
早く帰っても、独りなゎけで・・。
(CIVIC)